Thursday, August 2, 2018

نمونه نامه انگلیسی تاییدیه یا Confirmation letter

نمونه نامه انگلیسی تاییدیه یا Confirmation letter

نوشتن نامه تایید
آیا می دانستید که ایمیل و نامه تایید یا تاییدیه دقیقا مانند یک مدرک رسمی است.
نامه تاییدیه به نوعی خلاصه مواردی است که پیش از این بحث شده و مورد توافق قرار گرفته است.
در دنیای بیزنس ، افراد حرفه ای بابت هر پرداخت ، سند و مدرکی ، نامه و ایمیل تاییدیه دریافت می‌کنند و در اسناد خود بایگانی می کنند.
بنابراین باید آگاه باشید که نامه های تجاری تاییدیه انواع مختلف دارند:
  • نامه تاییدیه رسید یک سفارش (Confirmation the receipt of an order)
  • تاییدیه زمان ملاقات (Schedule of an appointment)
  • تاییدیه هماهنگی انجام سفر (travel arrangement)
  • تاییدیه رزرو (Reservations)

هدف اصلی ایمیل و نامه تاییدیه چیست؟

هدف اصلی نامه و ایمیل تایید این است که هر دو طرف یک معامله بدانند که فهم مشترکی از یک موضوع دارند. بنابراین با استفاده از این نامه، جلوی تمام مشکلات احتمالی آینده که به سبب سوء تفاهم به وجود می آیند گرفته می شود. این سوء تفاهم می تواند به هر دلیلی مثل زمان ، محل ، تاریخ و … باشد.

چطور یک نامه تایید یا Confirmation letter بنویسیم؟

استفاده از سربرگ نامه شرکت خیلی مهم است

اگر گرفتن یا دادن نامه تایید خیلی مهم است، بنابراین سعی کنید نامه را در سربرگ شرکت تایپ کنید. اگر نامه دارای سربرگ شرکت باشد، بعدها به راحتی می تواند به عنوان سند مورد استفاده قرار بگیرد.

مهم است که در نامه آدرس و نامه کامل دریافت کننده را بنویسید

محل قرار گرفتن نام و آدرس، درست بالای بخش Salutation است. سعی کنید عنوان خوبی برای نامه انتخاب کنید تا تاثیر بیشتری داشته باشد.

استفاده از Salutation مناسب برای نامه

در نامه های تایید، همیشه باید Salutation به صورت فرمال و رسمی باشد. به عنوان مثال Dear Mr. / Mrs. / Ms و سپس نام دریافت کننده نامه نوشته شود.

یک راست در پاراگراف اول سراغ اصل مطلب بروید

از استفاده از جملات بیهوده در کل نامه و مخصوصا در پاراگراف اول جدا خودداری کنید.
از پاراگراف اول برای مشخص کردن جزئیات مربوط با موضوع تاییدیه استفاده کنید. همیشه سعی کنید دقیق و مربوط به موضوع بنویسید.
اطلاعات مربوط به زمان ، تاریخ و محل را در پاراگراف اول قید کنید.
برای مثال ابتدای پاراگراف شما می تواند با جملات زیر شروع شوند:
  • I am writing to confirm
  • This letter is to confirm
  • I would like to confirm
اگر نامه تایید را برای دریافت یک محصول خاص می نویسید ، پس جزئیات مربوطه در پاراگراف اول لحاظ کنید.

پاراگراف دوم نامه تایید مربوط به جزئیات مهم دیگر

در پاراگراف دوم، تمام جزئیات مربوط به موضوع تاییدیه را بنویسید. به عنوان مثال ، مفاد و شرایط مربوط به توافق، مسئولیت های افراد و غیره.
اگر قرار است که به دریافت کننده بگویید که مسئولیت بخشی از کار را به عهده بگیرد، بنابراین بهتر است که از او نیز نامه تاییدیه درخواست کنید.
حتما قید کنید که تاییدیه را به صورت نوشتاری و نامه می خواهید و تایید تلفنی کافی نیست.

در نهایت درخواست جواب نامه کنید

در آخرین پاراگراف نامه تایید، مهم است که از طرف مقابل درخواست جواب نامه یا follow-up کنید.
مطالبی که در پاراگراف آخر می نویسید باید دریافت کننده را مجاب کند که به شما جواب بنویسد.
اگر مشکلی وجود دارد، به دریافت کننده اجازه دهید که با شما در میان بگذارد.

انتهای نامه را با عبارت مناسب ببندید

  • Sincerely
  • Thank you
  • Regards
  • Respectfully, etc

قالب نمونه و سمپل نامه تایید توافق خرید Purchase Agreement

  • این نامه باید به صورت رسمی نوشته شود، بنابراین لحن نامه باید جدی باشد.
  • در نامه تایید حتما تاریخ تحویل را قید کنید.
  • حتما لیست اقلام خریداری شده را در نامه قرار دهید.
  • خلاصه و مختصر بنویسید.

No comments:

Post a Comment